Arkevia basiert auf zwei separaten Portalen: einem Mitarbeiterbereich auf myarkevia.com zur Einsichtnahme von Gehaltsabrechnungen und einem Arbeitgeberbereich auf arkevia.com, der der Ablage und Verwaltung von HR-Dokumenten gewidmet ist. Diese Trennung führt regelmäßig zu Anmeldefehlern, da die Anmeldedaten und URLs je nach Benutzerprofil unterschiedlich sind. Das Verständnis dieser Architektur, bevor man überhaupt versucht, sich anzumelden, vermeidet die Mehrheit der von den Nutzern gemeldeten Blockaden.
Mitarbeiterportal und Arbeitgeberportal Arkevia: zwei Zugänge, die nicht verwechselt werden sollten
Die Verwirrung zwischen den beiden Schnittstellen ist der Hauptgrund für Anmeldeprobleme bei Arkevia. Die folgende Tabelle fasst die strukturellen Unterschiede zwischen den beiden Bereichen zusammen.
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| Kriterium | Mitarbeiterbereich (myarkevia.com) | Arbeitgeberbereich (arkevia.com) |
|---|---|---|
| Anmelde-URL | myarkevia.com | arkevia.com |
| Benutzername | Persönliche oder berufliche E-Mail-Adresse | Administratoren-Benutzername, der von Arkevia bereitgestellt wird |
| Hauptfunktion | Einsehen von Gehaltsabrechnungen, persönlicher digitaler Tresor | Ablage von Dokumenten, Verwaltung von Mitarbeiterkonten |
| Kontoerstellung | Über eine Aktivierungs-E-Mail, die vom Arbeitgeber gesendet wird | Vertragliche Eröffnung mit Arkevia |
| Erhöhte Sicherheit | Zwei-Faktor-Authentifizierung verfügbar | Zugriff nur für HR-Administratoren |
Ein Versuch, sich mit den Mitarbeiteranmeldedaten auf arkevia.com anzumelden, führt systematisch zu einem Fehler. Überprüfen Sie zunächst, dass Sie die richtige URL verwenden. Um auf mein Arkevia-Konto als Mitarbeiter zuzugreifen, ist nur die Domain myarkevia.com der Zugang zum persönlichen digitalen Tresor.
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Zwei-Faktor-Authentifizierung Arkevia: ein untergenutztes Sicherheitsmerkmal
Die meisten Anleitungen beschränken sich auf das Paar Benutzername/Passwort. Die Kontoeinstellungen von Arkevia bieten jedoch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per Code, der auf das Telefon gesendet wird. Diese zusätzliche Sicherheitsebene schützt den digitalen Tresor selbst im Falle eines Passwortlecks.
Die Aktivierung erfolgt über die Sicherheitseinstellungen des Mitarbeiterkontos, indem eine Mobilnummer angegeben wird. Bei jeder Anmeldung von einem neuen Gerät wird ein temporärer Code per SMS gesendet.
Verbindungspraktiken, die auf einem gemeinsamen Arbeitsplatz beachtet werden sollten
Auf einem Computer, der von mehreren Personen genutzt wird (Open Space, Selbstbedienungsarbeitsplatz), reduzieren zwei Reflexe das Risiko unbefugten Zugriffs:
- Nie “Angemeldet bleiben” auf einem gemeinsamen Gerät aktivieren. Diese Option hält die Sitzung offen und setzt den digitalen Tresor jeder Person aus, die nach Ihnen den Arbeitsplatz nutzt.
- Systematisch überprüfen, dass die URL in der Adressleiste tatsächlich myarkevia.com entspricht. Phishing-Versuche reproduzieren häufig die Arkevia-Oberfläche auf ähnlichen Domains, um Anmeldedaten abzufangen.
- Die Sitzung über die Abmeldetaste schließen, anstatt einfach den Browser-Tab zu schließen. Das Schließen des Tabs löscht nicht immer das Sitzungscookie.
Erste Anmeldung beim Arkevia-Konto: die Aktivierungs-E-Mail als Ausgangspunkt
Das Mitarbeiterkonto bei Arkevia wird nicht frei erstellt. Der Arbeitgeber löst den Versand einer Aktivierungs-E-Mail an die im HR-System angegebene Adresse aus. Diese E-Mail enthält einen temporären Link, um ein persönliches Passwort festzulegen.
Wenn diese E-Mail nie empfangen wurde, sollten drei Möglichkeiten geprüft werden, bevor der Support kontaktiert wird:
- Überprüfen Sie den Spam- oder Junk-Ordner. E-Mail-Filter blockieren häufig automatisierte E-Mails mit Aktivierungslinks.
- Bestätigen Sie beim HR-Service, dass die registrierte E-Mail-Adresse korrekt ist. Ein Tippfehler bei der Eingabe der Adresse durch den Arbeitgeber verhindert den Empfang.
- Bitten Sie um eine erneute Zusendung der Aktivierungs-E-Mail über das Arbeitgeberportal. Nur der HR-Administrator kann diesen Vorgang auslösen.
Sobald das Passwort festgelegt ist, erfolgt die Anmeldung auf dem klassischen Weg: Eingabe der E-Mail-Adresse und dann des Passworts auf der Login-Seite myarkevia.com.
Zurücksetzen des Arkevia-Passworts
Die Anmeldeseite bietet einen Link “Passwort vergessen”, der eine E-Mail zum Zurücksetzen sendet. Diese E-Mail wird an die mit dem Konto verbundene Adresse gesendet, nicht an eine beliebige Adresse. Wenn Sie keinen Zugriff mehr auf dieses E-Mail-Konto haben (Arbeitgeberwechsel, deaktivierte berufliche Adresse), muss das Verfahren über den Arkevia-Support oder den HR-Service des ehemaligen Arbeitgebers erfolgen.
Verwaltung von Dokumenten und Archivierung im digitalen Tresor von Arkevia
Der digitale Tresor von Arkevia bewahrt die Gehaltsabrechnungen und HR-Dokumente, die vom Arbeitgeber abgelegt wurden, für einen Zeitraum von bis zu mehreren Jahrzehnten auf, gemäß den gesetzlichen Archivierungspflichten. Diese Aufbewahrungsdauer übersteigt bei weitem die vertragliche Beziehung zum Unternehmen.
In der Praxis behält der Mitarbeiter auch nach Verlassen des Unternehmens den Zugang zu seinen Dokumenten. Das Konto bleibt aktiv und die Gehaltsabrechnungen sind einsehbar, solange die Plattform betrieben wird. Dies ist ein oft unbekannter Punkt: Ein Arbeitgeberwechsel löscht nicht die bereits archivierten Dokumente.
Herunterladen und Exportieren von Gehaltsabrechnungen
Die Benutzeroberfläche ermöglicht das Herunterladen jeder Gehaltsabrechnung im PDF-Format. Für einen Immobilienkredit oder eine Verwaltungsakte vermeidet diese Funktion, dass man den ehemaligen Arbeitgeber um Duplikate bitten muss.
Der Tresor beschränkt sich nicht auf Gehaltsabrechnungen. Je nach Unternehmenspolitik können auch Arbeitsverträge, Bescheinigungen oder Ausbildungsdokumente dort abgelegt werden. Die Liste der verfügbaren Dokumente hängt direkt davon ab, was der Arbeitgeber bereitstellt.
Ein Detail, das zu beachten ist: Arkevia dient auch als Partnerplattform für ergänzende Dienste wie das Aufladen von Leclerc Mobile-Karten, mit einer speziellen Support-Nummer (09 70 80 90 10). Dieser Anwendungsfall, der weit von der HR-Verwaltung entfernt ist, veranschaulicht die schrittweise Diversifizierung der Plattform.
Die tägliche Verwaltung des Arkevia-Kontos beschränkt sich auf einige regelmäßige Überprüfungen: sicherstellen, dass die neuen Gehaltsabrechnungen jeden Monat ordnungsgemäß abgelegt werden, die mit dem Konto verbundene E-Mail-Adresse aktuell halten und die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren, falls dies noch nicht geschehen ist. Ein digitaler Tresor schützt nur, wenn auch die Zugänge, die dorthin führen, gesichert sind.