De wettelijke vermeldingen van een e-commerce site beperken zich niet tot een copy-paste van een online model. Ze brengen de verantwoordelijkheid van de uitgever met zich mee in de zin van de wet op het vertrouwen in de digitale economie (LCEN) van 21 juni 2004 en moeten de juridische en operationele realiteit van elke online verkoopactiviteit weerspiegelen.
Verhouding tussen wettelijke vermeldingen, algemene voorwaarden en privacybeleid op een e-commerce site
We zien regelmatig verwarring tussen drie verplichte maar verschillende documenten. De wettelijke vermeldingen identificeren de uitgever van de site. De algemene voorwaarden (CGV) kaderen de commerciële relatie. Het privacybeleid beschrijft de verwerking van persoonsgegevens.
Het samenvoegen van deze documenten op één pagina schaadt de naleving. De CNIL raadt aan om het privacybeleid als een afzonderlijk en operationeel document te behandelen, waarin de doeleinden, de juridische basis, de ontvangers, de bewaartermijnen en de uitoefeningsmodaliteiten van de rechten worden gespecificeerd. Het integreren als een eenvoudige clausule in de wettelijke vermeldingen leidt tot een gebrek aan transparantie.
Voor een concreet voorbeeld van een conforme architectuur illustreren de wettelijke vermeldingen van de site www.bebe-9.ch deze scheiding tussen identificatie van de uitgever en verwijzing naar de specifieke contractdocumenten.
Elk document beantwoordt aan een andere wet: LCEN voor de wettelijke vermeldingen, het consumentenrecht voor de CGV, RGPD voor het privacybeleid. Een tekortkoming in het ene document wordt niet gecompenseerd door de aanwezigheid van het andere.
Verplichte informatie van de uitgever: wat de LCEN echt vereist
De LCEN legt een basis van informatie op die het mogelijk maakt om de verantwoordelijke uitgever van de website zonder ambiguïteit te identificeren. Voor een rechtspersoon die een online verkoopsite exploiteert, zijn de volgende vermeldingen vereist:
- Bedrijfsnaam, rechtsvorm, adres van de maatschappelijke zetel, bedrag van het maatschappelijk kapitaal en inschrijfnummer in het handelsregister (RCS)
- Naam van de publicatiedirecteur en contactgegevens, inclusief een e-mailadres of telefoonnummer
- Naam, bedrijfsnaam of handelsnaam en adres van de webhost
- BTW-nummer als het bedrijf eraan onderworpen is
Voor zelfstandige ondernemers of natuurlijke personen kan het persoonlijke adres worden vervangen door dat van de domicilieringspartner, op voorwaarde dat deze de post doorstuurt. Het weglaten van zelfs maar één van deze vermeldingen vormt een overtreding die strafrechtelijke sancties met zich mee kan brengen.
Gereguleerde activiteiten voegen specifieke verplichtingen toe. Een site die gezondheidsproducten verkoopt, moet de autoriteit vermelden die de vergunning heeft verleend. Een site die alcohol verkoopt, moet de toepasselijke wettelijke beperkingen vermelden.
Verplichtingen cookies en trackers: een aparte sfeer van de wettelijke vermeldingen
De wettelijke vermeldingen dekken niet de verplichtingen met betrekking tot cookies en trackers. De CNIL heeft herhaaldelijk benadrukt dat commerciële websites de internetgebruikers moeten informeren en hun toestemming moeten verkrijgen voordat ze enige cookie installeren die niet strikt noodzakelijk is voor de werking van de dienst.
In de praktijk betekent dit drie elementen die gescheiden zijn van de wettelijke vermeldingen:
- Een banner of module voor het verkrijgen van toestemming die bij het eerste bezoek wordt gepresenteerd, met een afwijsbutton die even toegankelijk is als de acceptatiebutton
- Een pagina gewijd aan het cookiebeleid waarin elke categorie van tracker (analytisch, reclame, sociale media) wordt beschreven met hun doeleinden en levensduur
- Een mechanisme waarmee de gebruiker zijn keuzes op elk moment kan wijzigen, toegankelijk vanaf elke pagina van de site
Het niet naleven van deze regels wordt actief gecontroleerd. De CNIL heeft aanzienlijke sancties opgelegd aan commerciële websites die zich tevredenstelden met een algemene vermelding in hun wettelijke vermeldingen zonder een echt toestemmingsmechanisme.
Commerciële prospectie per e-mail: een autonoom conformiteitsrisico
Prospectie per e-mail of SMS wordt vaak behandeld als een bijzaak van de wettelijke vermeldingen. We raden aan om het te beschouwen als een zelfstandig conformiteitsrisico. De voorafgaande toestemming van de ontvanger is de regel voor particulieren (B2C).
De uitzondering voor bestaande klanten is strikt gereguleerd: deze geldt alleen als de aangeboden producten of diensten vergelijkbaar zijn met die welke al zijn gekocht, en op voorwaarde dat een eenvoudige mogelijkheid tot verzet is geboden tijdens de initiële verzameling, en vervolgens in elk volgend bericht.
De CNIL verduidelijkt dat een bericht dat als relationeel wordt gepresenteerd (bevestiging van bestelling, leveringstracking) kan worden herkwalificeerd als prospectie als het een significante promotionele component bevat. Een commerciële aanbieding in een transactionele e-mail opnemen zonder toestemming kan leiden tot een sanctie.
Houd uw wettelijke vermeldingen up-to-date: de concrete triggers
Wettelijke vermeldingen die zijn opgesteld bij de oprichting van de site worden snel verouderd. Elke wijziging van rechtsvorm, maatschappelijke zetel, host of publicatiedirecteur vereist een onmiddellijke update.
Een wijziging van betalingsprovider of het toevoegen van een nieuw verkoopkanaal (marktplaats, mobiele applicatie) kan ook de meldingsverplichtingen wijzigen. De overdracht van hosting naar een server buiten de Europese Unie, bijvoorbeeld, heeft directe gevolgen voor het gegevensbeschermingsbeleid dat consistent moet zijn met de wettelijke vermeldingen.
Een kwartaalcontrole van deze documenten is geen overbodige voorzorgsmaatregel. Het is het minimale ritme voor een actieve e-commerce site waarvan de technische infrastructuur en commerciële partners regelmatig veranderen.
